Dataskyddspolicy

I&O Partners Advokatbyrå Ab strävar efter att skydda din privata integritet och dina personuppgifter och vi behandlar alla dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning om dataskydd. Detta Dataskyddsmeddelande informerar om hur vi samlar in och behandlar personuppgifter om våra klienter och andra personer i samband med våra klientuppdrag, våra potentiella klienter, tjänsteleverantörer och andra affärskontakter, och vilka dina rättigheter i fråga om dataskydd är.

Med personuppgifter avser vi alla uppgifter som gör det möjligt att identifiera en fysisk person. Med behandling avses varje åtgärd som utförs på dessa personuppgifter, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, användning, kombination, utlämning, överföring eller radering.

Personuppgifter som vi samlar in

I samband med vår affärsverksamhet och de tjänster vi erbjuder samlar vi in och behandlar följande typer av personuppgifter:

  • namn, födelsedatum, adress, e-postadress, telefonnummer, faxnummer, titel eller position i det företag eller den organisation som du representerar;
  • uppgifter vi är tvungna att samla in på grund av våra lagstadgade skyldigheter i fråga om kundkännedom och förfaranden för bekämpning av penningtvätt samt Finlands Advokatförbunds regler för kontroll av intressekonflikter, såsom uppgifter om identitets- eller passinformation, politisk exponering och verklig förmånstagare;
  • annan information som är relevant för hanteringen av våra klientuppdrag, som beroende på uppdragets art kan omfatta personuppgifter om klienten, klientens familjemedlemmar eller andra förmånstagare, anställda, handelspartners och/eller motparter samt särskilda kategorier av uppgifter i den utsträckning som är nödvändig för hanteringen av uppdraget.

Hur samlar vi in uppgifter?

Vi samlar in personuppgifter när vi kontaktas av en klient som söker juridisk representation för sig själv eller för en organisations räkning, när vi kontaktas av eller när vi kontaktar er eller er organisation angående tillhandahållandet av tjänster till oss, och för upprätthållandet av andra relevanta affärskontakter.

De personuppgifter som vi behandlar erhålls huvudsakligen från vår klient eller annan handelspartner direkt, genom e-post och annan kommunikation och dokumentation som du ger oss. Vi kan också behandla personuppgifter som vi erhåller från motparter eller deras rådgivare, myndigheter, leverantörer av kreditupplysningstjänster och offentligt tillgängliga register och källor samt uppgifter som vi genererar internt i samband med hanteringen av våra klientuppdrag.

Hur använder vi dina uppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för:

  • identifiering av klienter och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och genomförande av konfliktkontroller;
  • hantering och administration av klientuppdrag och tillhandahållande av juridiska tjänster till våra klienter;
  • behandling av betalning, fakturering, inkasso, redovisning, revision och relaterade stödtjänster;
  • hantering och administration av affärsförhållanden; och
  • affärsutveckling och marknadsföring samt underhåll av kontaktlistor.

Dina personuppgifter kommer inte att bli föremål för automatiserat beslutsfattande.

Vilka är de rättsliga grunderna för behandling av dina uppgifter?

Dina personuppgifter kan behandlas på en eller flera av följande rättsliga grunder:

  • för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter;
  • för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig;
  • vårt eller en tredje parts legitima intresse, i den mån dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre; eller
  • ditt uttryckligt givna samtycke.

Om vi behandlar dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till denna behandling. Observera att om du återkallar ditt samtycke till behandling av nödvändiga personuppgifter kan vi eventuellt inte fortsätta vår affärsrelation eller fortsätta att tillhandahålla tjänster till dig.

Utlämnande av dina uppgifter

Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter till tredje part såvida vi inte är skyldiga att göra det antingen enligt lag, för att göra gällande eller försvara oss mot rättsliga anspråk, eller för att hantera vår klients uppdrag, vilket kan innebära att personuppgifter lämnas ut till biträden, rådgivare och andra tredje parter som är involverade i uppdraget, inklusive parter som är belägna utanför EES.

Vi kan vara tvungna att tillåta viss tillgång till dina personuppgifter till våra externa tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, främst i syfte att upprätthålla våra IT-system. Alla våra tjänsteleverantörer är enligt sina tjänsteavtal skyldiga att endast behandla uppgifter på vår vägnar och för det överenskomna syftet och har ingått lämpliga dataskyddsavtal med oss.

Överföring av dina uppgifter

Vi överför inte regelbundet personuppgifter utanför EES, med undantag för viss bearbetning som på grund av våra externa IT-tjänsteleverantörers tekniska miljöer kan vara nödvändig för underhållet av våra IT-system. Eventuella överföringar av personuppgifter utanför EES kommer endast att ske under förutsättning att lämpliga skyddsåtgärder vidtas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Hur skyddar vi dina uppgifter?

Vi har infört och upprätthåller vederbörliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust. Vi har infört interna säkerhetspolicyer och förfaranden för skydd av personuppgifter och våra system överensstämmer med tillämpliga branschstandarder. Dina personuppgifter kommer endast att behandlas av sådan personal som har behov av att få tillgång till dem för det syfte för vilket de samlades in. När den tillämpliga lagringsperioden har löpt ut kommer vi att förstöra dina personuppgifter på ett säkert sätt i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket vi samlade in dem, eller för att följa Finlands Advokatförbunds regler eller andra lagstadgade krav som är tillämpliga för oss. För att göra gällande eller försvara oss mot rättsliga anspråk är det möjligt att vi behåller vissa uppgifter tills den relevanta lagstadgade preskriptionstiden löper ut eller tills anspråket har avgjorts. Bevarade uppgifter kommer att lagras separat och kommer inte att behandlas för något annat ändamål. Kontakta oss om du önskar mer information om specifika lagringsperioder för dina personuppgifter.

Vilka är dina rättigheter?

Den tillämpliga dataskyddslagstiftningen ger dig vissa rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter. Dessa rättigheter innefattar:

  • Tillgång: Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter som vi behandlar och, med vissa undantag, att erhålla kopior av dessa uppgifter;
  • Rättelse: Du har rätt att begära att felaktiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter rättas;
  • Invändning: Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter, däribland i marknadsföringssyfte;
  • Begränsning: Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter, inklusive när din begäran om radering inte kan uppfyllas;
  • Dataportabilitet: Du har rätt att begära att personuppgifter som du själv har tillhandahållit och som behandlas av oss för att uppfylla ett avtal eller med ditt samtycke ska tillhandahållas dig, eller en annan registeransvarig, i ett allmänt använt maskinläsbart format;
  • Radering (rätt att bli bortglömd): Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter, till exempel när uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller om dina personuppgifter har behandlats olagligt;
  • Avstående: Du har rätt att när som helst avstå från framtida marknadsföring genom att kontakta oss och kommer att erbjudas möjligheten att avstå varje gång vi skickar marknadsföringsmaterial till dig.
  • Klagomål: Om du anser att någon av dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har kränkts, har du rätt att framföra ett klagomål till den tillämpliga tillsynsmyndigheten, eller söka korrigering genom domstolarna.

Observera att vi på grund av den lagstadgade sekretessplikten och andra skyldigheter som är tillämpliga på oss antingen enligt lag eller enligt reglerna vid Finlands Advokatförbund eventuellt är förbjudna att lämna ut eller radera dina personuppgifter och att vi eventuellt hindrar dig från att utöva vissa rättigheter som registrerad person i fråga om personuppgifter som rör våra klientuppdrag.

Uppdateringar till detta Dataskyddsmeddelande

Vi kan från tid till annan göra ändringar till detta Dataskyddsmeddelande med anledning av ändringar i våra behandlingsförfaranden eller ändringar i rättsliga krav. Alla ändringar som vi gör kommer att publiceras på denna sida.

Har du ett projekt i åtanke? Kontakta oss.