I&O Partners Asianajotoimisto Oy on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi, ja käsittelemme kaikkia henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme sinulle, miten keräämme ja käsittelemme asiakkaidemme ja muiden henkilöiden henkilötietoja, jotka liittyvät asiakastoimeksiantoihimme, mahdollisiin asiakkaisiimme, palveluntarjoajiin ja muuhun liiketoimintamme hoitamiseen ja mitkä ovat tietosuojaan liittyvät oikeutesi.
Henkilötiedoilla tarkoitamme kaikkia tietoja, joiden avulla luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin kohdistuvaa toimenpidettä, kuten keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, käyttöä, yhdistämistä, luovuttamista, siirtämistä tai poistamista.
Keräämämme henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme liiketoimintamme ja tarjoamiemme palvelujen yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, faksinumero, titteli tai asema edustamassasi yrityksessä tai organisaatiossa;
- tiedot, jotka meidän on kerättävä asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun torjuntaan liittyvien lakisääteisten velvoitteidemme vuoksi sekä Suomen Asianajajaliiton sääntöjen nojalla esteettömyyden arvioimiseksi, kuten henkilöllisyystietoja tai passitietoja, tietoja poliittisesta sitoutumisesta ja tosiasiallisesta omistajuudesta;
- muut asiakastoimeksiantojemme käsittelyn kannalta olennaiset tiedot, jotka toimeksiannon luonteesta riippuen voivat sisältää asiakasta, asiakkaan perheenjäseniä tai muita edunsaajia, työntekijöitä, liikekumppaneita ja/tai vastapuolia koskevia henkilötietoja sekä erityisiä tietoryhmiä siinä määrin kuin se on tarpeen toimeksiannon käsittelyn kannalta.
Miten keräämme tietoja?
Keräämme henkilötietoja silloin, kun asiakas, joka hakee oikeudellista avustajaa itselleen tai organisaatiolleen, ottaa meihin yhteyttä, tai kun me otamme sinuun tai organisaatioosi yhteyttä tarjotaksemme palveluitamme teille, sekä muiden asiaankuuluvien liiketoimintaamme liittyvien kontaktien ylläpitämiseksi.
Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa suoraan asiakkaaltamme tai muulta liikekumppaniltamme sähköpostien ja muun meille toimittamasi viestinnän ja asiakirjojen välityksellä. Voimme käsitellä myös henkilötietoja, jotka saamme vastapuolilta tai niiden neuvonantajilta, valtion virastoilta, luottotietopalvelujen tarjoajilta ja julkisesti saatavilla olevista rekistereistä ja lähteistä, sekä tietoja, jotka luomme sisäisesti käsitellessämme asiakastoimeksiantoja.
Miten käytämme tietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakkaan tunnistaminen ja rahanpesun vastaiset menettelyt sekä esteettömyyden tarkistaminen;
- asiakastoimeksiantojen hallinnointi sekä oikeudellisten palvelujen tarjoaminen asiakkaillemme;
- maksu-, laskutus-, perintä-, kirjanpito-, tilintarkastus- ja niihin liittyvien tukitoimintojen käsittely;
- liikesuhteiden hallinnointi; ja
- liiketoiminnan kehittäminen ja markkinointi sekä yhteystietoluetteloiden ylläpito.
Henkilötietoihisi ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Mitkä ovat oikeudelliset perusteet tietojesi käsittelylle?
Henkilötietojesi käsittely voi perustua yhteen tai useampaan seuraavista oikeudellisista perusteista:
- lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen;
- kanssasi tehdyn sopimuksen mukaisten velvoitteidemme täyttämiseksi;
- oikeutetun etumme tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun vuoksi siltä osin kuin etusi tai perusoikeutesi tai -vapautesi eivät syrjäytä sitä; tai
- nimenomaisesti antamasi suostumuksen perusteella.
Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi kyseiseen käsittelyyn. Huomaa, että jos peruutat suostumuksesi tarvittavien henkilötietojen käsittelyyn, emme ehkä pysty jatkamaan liikesuhdettamme tai tarjoamaan sinulle palveluja.
Tietojesi luovuttaminen
Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä lainsäädännössä asetettujen velvoitteiden vuoksi, oikeudellisia vaatimuksia vastaan puolustautumiseksi tai asiakkaamme toimeksiannon hoitamiseksi. Tämä voi edellyttää henkilötietojen luovuttamista asiamiehille, neuvonantajille ja muille toimeksiantoon osallistuville kolmansille osapuolille, mukaan lukien ETA:n ulkopuolella sijaitsevat osapuolet.
Voimme mahdollisesti joutua sallimaan pääsyn henkilötietoihisi sellaisille ulkopuolisille palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme pääasiassa IT-järjestelmiemme ylläpitoa varten. Kaikki palveluntarjoajamme ovat palvelusopimuksessaan velvoitettuja käsittelemään tietoja ainoastaan puolestamme ja sovittuun tarkoitukseen, ja he ovat solmineet kanssamme asianmukaiset tietosuojasopimukset.
Tietojesi siirtäminen
Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta tiettyjä toimintoja, jotka ulkoisten IT-palveluntarjoajiemme teknisten ympäristöjen vuoksi voivat olla tarpeen IT-järjestelmiemme ylläpitämiseksi. Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu vain soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämin asianmukaisin suojatoimin.
Miten suojaamme tietojasi?
Käytämme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia suojataksemme henkilötietosi vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta pääsyltä, käytöltä, luovuttamiselta, muuttamiselta, tuhoamiselta tai häviämiseltä. Olemme ottaneet käyttöön sisäiset turvallisuuskäytännöt ja -menettelyt henkilötietojen suojaamiseksi, ja järjestelmämme ovat alan standardien mukaisia. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joilla on tarve päästä niihin käsiksi sitä tarkoitusta varten, jota varten ne on kerätty. Soveltuvan säilytysajan päätyttyä tuhoamme henkilötietosi turvallisesti soveltuvien lakien ja säännösten mukaisesti.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen sitä tarkoitusta varten, jonka perusteella tiedot on kerätty, tai Suomen Asianajajaliiton sääntöjen tai muiden meitä koskevien lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi. Oikeudellisten vaatimusten esittämistä tai puolustamista varten saatamme säilyttää tiettyjä tietoja soveltuvan lakisääteisen vanhentumisajan loppuun tai siihen asti, kunnes vaatimus on ratkaistu. Säilytettyjä tietoja säilytetään erillään muista tiedoista, eikä niitä käsitellä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja henkilötietojesi erityisistä säilytysajoista.
Mitkä ovat oikeutesi?
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Näihin oikeuksiin kuuluvat:
- Pääsy: Sinulla on oikeus pyytää saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin ja tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus saada kopiot näistä tiedoista;
- Oikaisu: Sinulla on oikeus pyytää, että virheelliset, epätäydelliset tai vanhentuneet tiedot oikaistaan;
- Vastustaminen: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa, mukaan lukien markkinointitarkoituksissa;
- Rajoittaminen: Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä olosuhteissa, myös silloin, kun poistopyyntöäsi ei voida täyttää;
- Tietojen siirrettävyys: Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötiedot, jotka olet itse toimittanut ja joita käsittelemme sopimuksen täyttämiseksi tai suostumuksellasi, toimitetaan sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa;
- Poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi): Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai jos henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
- Oikeus kieltäytyä: Sinulla on oikeus kieltäytyä markkinoinnista etukäteen milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä, ja sinulle tarjotaan mahdollisuus kieltäytyä siitä aina, kun lähetämme sinulle markkinointimateriaalia;
- Valitukset: Jos katsot, että jotakin sovellettavien tietosuojalakien mukaista oikeuttasi on loukattu, sinulla on oikeus tehdä valitus soveltuvalle valvontaviranomaiselle tai hakea oikaisua tuomioistuimessa.
Huomaathan, että lakisääteisen salassapitovelvollisuuden ja muiden lakiin tai Suomen Asianajajaliiton sääntöihin perustuvien velvoitteiden vuoksi henkilötietojesi luovuttaminen tai poistaminen voi olla kiellettyä tai ne voivat estää sinua käyttämästä tiettyjä rekisteröidyn oikeuksia asiakastehtäviimme liittyvien henkilötietojen osalta.
Päivitykset tietosuojailmoitukseen
Voimme aika ajoin tehdä tähän tietosuojailmoitukseen muutoksia, jotka heijastavat muutoksia käsittelymenettelyissämme tai muuttuvia lakisääteisiä vaatimuksia. Kaikki tekemämme muutokset julkaistaan tällä sivulla.